برنامج مشتريات متكامل: من طلب الشراء حتى فاتورة المورد

ابدأ دورة التوريد في iCore ERP بطلب داخلي يوضح ما تحتاج إليه المنشأة، والكميات المطلوبة، والجهة الطالبة. بدلاً من توزيع الاحتياجات بين الرسائل والملاحظات، اجمعها في مستند يمكن مراجعته واعتماده، ثم استخدم بنوده لإنشاء المستند التالي دون إعادة كتابة الأصناف والكميات.

تسجيل الاحتياج في طلب واضح

أنشئ طلب شراء داخلياً، وأضف الأصناف أو أوصاف الخدمات والكميات ووحدات القياس والأسعار المدخلة. يدعم الطلب احتياجات المواد والخدمات والأصول والمصروفات، لتوثيق أنواع مختلفة من الاحتياجات ضمن مسار شراء منظم.

تحديد الجهة الطالبة وأسباب الشراء

سجّل الموظف أو الجهة التي تحتاج إلى الشراء، وأضف مبرر الطلب والملاحظات والتعليمات اللازمة. ويمكن ربط الطلب بمركز تكلفة، مما يساعد فريق المشتريات على فهم الغرض من الاحتياج والجهة التي يرتبط بها قبل التواصل مع الموردين.

الأولوية وموعد الحاجة

حدّد أولوية الطلب وتاريخ الحاجة المتوقع، ليصبح لدى المسؤولين سياق أوضح لترتيب المتابعة. تساعد هذه المعلومات على التمييز بين احتياج عادي وطلب عاجل، ومناقشة توقيت التوريد وفق حاجة العمل.

مراجعة الكميات المطلوبة قبل الشراء

اعرض بنود الطلب وكمياتها ووحداتها، وراجعها قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. يتحقق الحفظ من وجود بنود وكميات موجبة، وتبقى الكميات المسجلة مرجعاً لما طلبته الجهة الداخلية، مما يساعد على تقليل الالتباس الناتج عن الطلبات الشفهية.

اعتماد وفق مسار الموافقات المهيأ

عند وجود مسار موافقات مفعّل، يدخل الطلب في إجراءات المراجعة والاعتماد بعد حفظه. وإذا لم يكن المسار مهيأ، يبقى الطلب مسودة، لتكون جاهزية إعدادات الموافقات جزءاً واضحاً من تنظيم دورة الشراء.

انتقال البنود دون تكرار الإدخال

بعد استيفاء شروط الاعتماد والتحويل، استخدم البنود المختارة لإنشاء طلب عروض أسعار أو أمر شراء وفق المسار المتاح. تُنقل بيانات مثل الصنف والوصف والكمية والوحدة، مع ارتباط المستند الجديد بطلبه الأصلي، بينما تُستكمل بيانات المورد وشروط المرحلة الجديدة.

مثلاً، يسجّل قسم الصيانة احتياجه إلى 15 قطعة، ثم يراجع المسؤول الطلب ويعتمده. يستطيع فريق المشتريات استخدام البنود في المستند التالي بدلاً من إعادة إدخال قائمة الاحتياجات.

مع iCore، حوّل الاحتياج الداخلي إلى طلب قابل للمراجعة، وابدأ التوريد ببيانات واضحة ومستندات مترابطة.

نظّم التواصل مع الموردين وتجميع عروضهم في iCore ERP، بدءاً من طلب الشراء الداخلي وحتى تجهيز العروض للمقارنة. حدّد البنود المطلوب تسعيرها والموردين المعنيين، وجهّز دعوات تقديم العروض، ثم سجّل الردود والأسعار والشروط في سجل مرتبط بالاحتياج الأصلي.

طلب عروض مبني على طلب الشراء

أنشئ طلب عروض أسعار من طلب شراء داخلي معتمد، واختر البنود التي تريد الحصول على أسعار لها. تنتقل بيانات مثل الصنف والوصف والكمية والوحدة إلى طلب العروض، لتصبح الاحتياجات واضحة للموردين ويقل تكرار إدخال البيانات.

تحديد الموردين وتجهيز دعواتهم

اختر الموردين الذين تريد طلب عروضهم، واستخرج خطاب دعوة لكل مورد يتضمن البنود والكميات وموعد تقديم العرض والشروط المطلوبة. يتيح الخطاب القابل للطباعة تجهيز مستند منظم لمشاركته مع المورد عبر وسيلة التواصل التي تعتمدها المنشأة.

مواعيد وشروط واضحة من البداية

حدّد موعد إغلاق العروض، وصلاحية العروض المطلوبة، وشروط الدفع ومتطلبات التوريد والشروط الإضافية. تساعد هذه التفاصيل على توضيح المطلوب وتقليل الاختلاف الناتج عن تسعير الموردين بناءً على معلومات غير مكتملة.

تسجيل عروض الموردين في مكان واحد

أدخل عرض كل مورد مع مرجعه وتاريخه وأسعار البنود والخصومات والضرائب وتكلفة الشحن عند وجودها. ويمكن تسجيل مدة التوريد وشروط الدفع والضمان والملاحظات، لتصبح مراجعة العرض شاملة للجوانب التجارية المسجلة إلى جانب السعر.

بيان البنود التي لم يقدم المورد سعراً لها

إذا لم يسعّر المورد أحد البنود، ميّزه باعتباره غير مسعّر بدلاً من اعتباره عرضاً مكتملاً لكل الاحتياج. يساعد ذلك فريق المشتريات على فهم نطاق كل عرض ومعرفة البنود التي تحتاج إلى مورد آخر أو متابعة إضافية.

متابعة الردود والاستعداد للمقارنة

راجع الموردين الذين قدّموا عروضاً، ومن لا يزال ردّه منتظراً، وسجّل اعتذار المورد عند الحاجة. وبعد فتح العروض وفق شروط المسار، اختر العروض المؤهلة لإنشاء المقارنة، مع مراعاة الحد الأدنى المحدد ومتطلبات التبرير.

ارتباط يحفظ سياق القرار

يبقى عرض المورد مرتبطاً بطلب العروض، وطلب العروض مرتبطاً بطلب الشراء الداخلي. وبذلك تستطيع العودة من العرض إلى الاحتياج الذي بدأ منه، ومراجعة ما طُلب وما سُعّر قبل اتخاذ قرار الشراء.

مع iCore، اجمع احتياجاتك ودعوات الموردين وعروضهم في مسار مترابط، لتبدأ المقارنة ببيانات أوضح ومتابعة أكثر تنظيماً.

حوّل عروض الموردين في iCore ERP إلى مقارنة تساعدك على فهم الاختلافات قبل الترسية. راجع المطابقة الفنية والتكلفة وشروط التوريد، وقيّم العروض بمعايير وأوزان محددة، ثم قدّم توصيتك للاعتماد واتخذ قرار الترسية وفق المسار المهيأ والصلاحيات.

مقارنة فنية على مستوى البنود

سجّل ما إذا كان عرض المورد مطابقاً للمتطلبات الفنية لكل بند، وأضف الملاحظات التي تفسر التقييم. تُستبعد البنود المسجلة كغير مطابقة من اختيار الأرخص المطابق ومن التوصية، لتبقى ملاءمة العرض للاحتياج جزءاً من القرار.

مقارنة مالية توضح تكلفة الاختيار

راجع السعر بعد الخصم ونصيب الشحن بعملة الأساس، مع إظهار الفروقات بين العروض المطابقة. تُحسب هذه المقارنة قبل الضريبة، مما يساعدك على فهم أساس المقارنة المالية وتكلفة اختيار عرض أعلى من الأرخص، إلى جانب مراجعة إجماليات عروض الموردين.

معايير متعددة بأوزان تناسب احتياجك

حدّد أهمية السعر والجودة ومدة التوريد والضمان وشروط الدفع وأداء المورد ضمن أوزان مجموعها 100%. تساعد الدرجة الناتجة على قراءة توازن هذه المعايير وفق أولويات المنشأة والبيانات المسجلة، بدلاً من الاعتماد على معيار واحد.

تقييم المورد من العرض وسجل التعامل

أدخل تقييم الجودة، واستفد من مؤشرات الأداء التاريخي المتاحة في النظام، مثل مواعيد الاستلام والمرتجعات. وعند تشكيل لجنة تقييم، يستطيع أعضاؤها تسجيل درجات الجودة والملاحظات، ويُشترط اكتمال تسليم تقييماتهم قبل تقديم المقارنة للاعتماد.

توصية واضحة مع توثيق المبررات

اختر عرضاً مناسباً لكل البنود، أو حدّد المورد الموصى به لكل بند على حدة. وإذا اخترت عرضاً أعلى من الأرخص المطابق، يطلب المسار مبرراً للاختيار، لتصبح أسباب القرار قابلة للمراجعة مع الفروقات المالية المرتبطة به.

اعتماد التوصية قبل الترسية

قدّم التوصية إلى مسار الموافقات المهيأ. بعد اعتمادها، ينفّذ المستخدم المخوّل الترسية على التوصية المعتمدة، مع التحقق من صلاحية العروض وتسجيل من نفّذ القرار ووقته. وتعديل الاختيار المعتمد يتطلب الرجوع إلى إجراءات المراجعة.

ترسية على مورد واحد أو عدة موردين

يمكن توزيع البنود بين موردين وفق التوصية المعتمدة، ثم تحويل البنود المرساة إلى أوامر شراء مرتبطة بالمقارنة. تُنشأ الأوامر كمسودات لاستكمال دورتها، مع تجميع البنود بحسب العرض المختار.

مثلاً، قد يكون مورد أقل سعراً لبند، بينما يناسب مورد آخر بنداً مختلفاً من حيث الجودة أو التوريد. وثّق التقييم والمبررات، ثم اعتمد التوصية قبل الترسية.

مع iCore، اجعل قرار الشراء أوضح: مقارنة قابلة للمراجعة، وتوصية مبررة، وترسية مرتبطة بما تم اعتماده.

حوّل قرار الترسية في iCore ERP إلى أمر شراء يجمع المورد والبنود والكميات والأسعار في مستند واضح. راجع الأمر قبل التنفيذ، وحدّد صلاحيات تقديمه واعتماده، واستفد من ضوابط القيمة والميزانية بحسب الإعدادات المهيأة، لتصبح متابعة الشراء أكثر تنظيماً وقابلية للمراجعة.

أمر شراء من الترسية المعتمدة

بعد ترسية المقارنة، حوّل البنود المرساة إلى أوامر شراء مرتبطة بمصدرها. تُجمع البنود بحسب عرض المورد المختار، وتُنقل بيانات الكميات والوحدات والأسعار والخصومات والضرائب، مع نصيب الشحن. وتُنشأ الأوامر كمسودات لاستكمال مراجعتها ودورتها الخاصة.

تفاصيل واضحة للتوريد

راجع المورد والمستودع المستهدف وموعد التسليم المتوقع والبنود والإجماليات. يساعد جمع هذه البيانات في مستند واحد على توضيح ما سيُطلب من المورد، ويقلل إعادة إدخال ما سبق تسجيله أثناء المقارنة والترسية.

تقديم واعتماد وفق المسؤوليات

تتيح حالات أمر الشراء تقديمه للمراجعة ثم اعتماده أو رفضه، مع صلاحيات مرتبطة بالإجراء. وعند تفعيل الاعتماد بحسب القيمة، تُراجع حدود المبلغ ومستوى المستخدم المخوّل بالاعتماد، لتتناسب مسؤولية القرار مع قيمة الأمر.

تهيئة مسارات الموافقات

تتيح منظومة سير العمل تعريف مسار خاص بأوامر الشراء ومستويات مراجعته، مع عرض معلومات المسار وطلب الاعتماد المرتبط عند وجوده. ويظل تشغيل الربط مع الأمر جزءاً يحتاج إلى التحقق قبل الاعتماد عليه في دورة العمل الفعلية.

مراقبة الميزانية عند الإغلاق

عند تفعيل الربط بالميزانية ووجود مركز تكلفة وموازنة نشطة مناسبة، يفحص مسار الإغلاق التكلفة الفعلية المسجلة مضافاً إليها قيمة الأمر مقابل الموازنة وحد السماح. وتحدد الإعدادات كيفية التعامل مع التجاوز: المنع، أو الموافقة المخوّلة، أو السماح بحسب السياسة المحددة.

توثيق يساعد على المتابعة

تابع حالة الأمر من المسودة والمراجعة إلى المراحل التالية، وسجّل تغييرات الحالة وتجاوزات الميزانية عند تفعيل سجل التدقيق. يساعد ذلك على الرجوع إلى الإجراءات المسجلة ومناقشة ما يحتاج إلى معالجة.

مثلاً، تُنشأ مسودة أمر من عرض مرسى عليه، فيراجع المسؤول بيانات التوريد وقيمة الأمر، ثم يستكمل الاعتماد وفق الصلاحيات والإعدادات. ويُراجع أثره على الميزانية في مرحلة الفحص المطبقة.

مع iCore، اربط أمر الشراء بقرار الترسية، ووضّح مسؤوليات المراجعة، وتابع الإنفاق بضوابط معلومة.

استلم مشترياتك بالطريقة التي تناسب نشاطك ومواعيد الموردين. يتيح لك iCore ERP تسجيل البضائع المستلمة دفعة واحدة أو على دفعات، مع ربط سندات الاستلام بأمر الشراء ومتابعة الكميات المطلوبة والمستلمة والمتبقية لكل بند. بذلك يعرف فريقك ما وصل، وما يحتاج إلى متابعة، وما بقي مطلوباً من المورد.

استلام كلي عندما تصل الكميات المطلوبة

عند وصول الشحنة كاملة، سجّل الكميات في سند استلام مرتبط بأمر الشراء. ظهور الأصناف والكميات المطلوبة يساعد موظف المستودع على مراجعة ما وصل مقابل الطلب وتوثيق الاستلام على مرجعه، لتكون المعلومات واضحة لفريقي المشتريات والمستودعات.

استلام جزئي يناسب التوريد على دفعات

قد يورّد المورد بعض الأصناف أولاً، أو يسلّم جزءاً من الكمية ويستكمل الباقي لاحقاً. عند تفعيل الاستلام الجزئي وتعدد سندات الاستلام، يمكنك تسجيل كمية كل دفعة ومتابعة الدفعات اللاحقة على أمر الشراء نفسه. هذا يساعدك على التعامل مع مواعيد التوريد المختلفة وتوثيق ما وصل في كل مرة.

الكميات المستلمة أمامك لكل بند

تعرض شاشة الاستلام الكمية المطلوبة والكمية المسجلة في الاستلامات السابقة، مع حقل لتحديد كمية الدفعة الحالية. بهذه القراءة يستطيع الموظف مراجعة سجل الاستلام قبل تسجيل شحنة جديدة، ويستطيع مسؤول المشتريات متابعة ما تم توريده مقابل ما طلبته المنشأة.

الكميات المتبقية تدعم متابعة المورد

إذا كان أمر الشراء يتضمن 100 قطعة وسُجّل استلام 40 قطعة، يصبح المتبقي 60 قطعة. وعند تسجيل دفعة أخرى من 35 قطعة، يصبح إجمالي المستلم 75 قطعة والمتبقي 25 قطعة. يساعد هذا الوضوح على تحديد الكمية التي يجب متابعتها مع المورد والتنسيق بشأن موعد وصولها.

ضبط الاستلام وفق سياسة منشأتك

تتيح إعدادات المشتريات التحكم في الاستلام الجزئي، وتعدد سندات الاستلام، والسماح بكميات تتجاوز المطلوب. وعند منع التجاوز، يقارن النظام كمية الاستلام الجديدة بالمتبقي في البنود المرتبطة بأمر الشراء، ليساعد فريقك على تطبيق سياسة الكميات أثناء التسجيل.

تنسيق أوضح بين الاستلام والمخزون

يوثّق سند الاستلام الكميات المسجلة، ثم تُضاف البضاعة إلى رصيد المخزون عند ترحيل السند بنجاح. هذا التمييز يساعد الفريق على فهم حالة العملية ومراجعة أثرها المخزني، مع استمرار متابعة الكميات المتبقية حتى استكمال التوريد.

استلام المشتريات في iCore — دفعات موثقة، وكميات يسهل متابعتها، وتنسيق أفضل مع المورد والمستودع.

نظّم فواتير الموردين ومرتجعات المشتريات داخل iCore ERP، لتتابع ما اشتريته، وما أعدته إلى المورد، وما بقي مستحقاً على كل فاتورة. ارتباط المستندات ضمن دورة الشراء يساعد فريق المشتريات والمحاسبة على مراجعة العملية من مصدرها وفهم أثرها المالي والمخزني.

فواتير الموردين بتفاصيل واضحة

سجّل المورد وتاريخ الفاتورة والاستحقاق، وأضف الأصناف أو الخدمات والكميات والأسعار والخصومات والضرائب. يحسب النظام إجماليات الفاتورة والمبلغ المستحق، مع إمكانية ربطها بأمر الشراء أو سند الاستلام وفق دورة العمل والإعدادات، فتحتفظ بمرجع واضح لما تم طلبه واستلامه وفوترته.

تكامل بين الفاتورة والاستلام والمحاسبة

تؤدي الفاتورة دورها في تسجيل قيمة المشتريات والالتزام تجاه المورد، بينما تُضاف كميات البضاعة إلى المخزون عبر ترحيل سند الاستلام. ويساعد هذا التسلسل على التمييز بين وصول البضاعة وتسجيل فاتورتها، خصوصاً عندما تختلف مواعيد الاستلام والفوترة. وتُنشأ القيود المحاسبية المرتبطة بالفاتورة مع التحكم في توقيت ترحيلها وفق الإعدادات.

مرتجعات مرتبطة بالفاتورة الأصلية

عند الحاجة إلى إعادة بضاعة للمورد، أنشئ مرتجعاً مرتبطاً بفاتورة الشراء وحدّد البنود والكميات وأسباب الإرجاع. تُستخدم أسعار البنود وخصوماتها وضرائبها من الفاتورة الأصلية لحساب قيمة المرتجع، ويُراجع مقدار الكمية المتاحة للإرجاع، لتبقى معالجة المرتجع مرتبطة بعملية الشراء التي نتج عنها.

الأثر المخزني والمالي لكل مرتجع

عند تنفيذ إعادة البضاعة، تُسجّل حركات إخراج الأصناف المخزنية وفق إعدادات المرتجعات. وعند ترحيل المرتجع مالياً، يُنشأ القيد المحاسبي ويُعاد احتساب المستحق على الفاتورة المرتبطة. ويدعم النظام إصدار إشعار مدين وفق الإعدادات؛ وهو مستند يوضح قيمة المرتجع التي تُخفض المبلغ المطلوب دفعه للمورد.

المستحق بعد المرتجعات والمدفوعات

إذا كانت الفاتورة بقيمة 10,000 ريال، والمدفوع منها 3,000 ريال، وصدر مرتجع مرحّل مالياً بقيمة 2,000 ريال، يصبح المستحق على الفاتورة 5,000 ريال. بذلك يمكن لفريق المحاسبة مراجعة المبلغ المتبقي اعتماداً على الفاتورة والمدفوعات والمرتجعات المؤثرة مالياً.

متابعة أسهل ومراجعة أدق

تجميع الفاتورة والمرتجع ومستنداتهما يساعدك على الرجوع إلى تفاصيل العملية، وتفسير التغيّر في المستحق، وتنسيق العمل بين المشتريات والمستودعات والمحاسبة.

فواتير ومرتجعات المشتريات في iCore — تفاصيل موثقة، ومستندات مترابطة، ورؤية أوضح لما بقي مستحقاً على الفاتورة.

اجعل عملية الشراء مصدر بياناتك للمستودعات والمحاسبة. يربط iCore ERP استلام البضائع وفواتير الموردين بحركات المخزون والقيود المحاسبية واحتساب الضرائب، لتنتقل آثار العملية بين أقسام المنشأة ضمن دورة عمل واضحة، مع تقليل إعادة الإدخال والحسابات اليدوية.

تحديث أرصدة المخزون من سند الاستلام

عند ترحيل سند استلام المشتريات، ينشئ النظام حركات إدخال للأصناف المخزنية ويحدّث كمياتها في المستودع المحدد. بذلك يستطيع فريق المستودعات متابعة أثر البضاعة المستلمة على الرصيد وسجل الحركة، بينما تبقى الخدمات والأصناف غير المخزنية خارج حركات الكميات.

وتحمل حركة الإدخال كمية الصنف وتكلفته ومرجع سند الاستلام، فتتوفر بيانات تساعد على تتبّع مصدر الرصيد ومراجعة التكلفة. أما الاستلام على دفعات، فيبقى مرتبطاً بسندات الاستلام وأمر الشراء وفق إعدادات الدورة.

ربط محاسبي يختصر إعداد القيود

تُستخدم بيانات فاتورة المورد لإنشاء قيدها المحاسبي، بما يشمل قيمة المشتريات والضرائب والالتزام تجاه المورد. وتوجّه إعدادات الحسابات وحسابات البنود المبالغ إلى وجهتها المحاسبية، ليقلّ العمل الذي كان يتطلب نقل تفاصيل الفاتورة إلى قيد مستقل.

يمكن ترحيل القيد تلقائياً عند تنفيذ خطوة ترحيل الفاتورة وتفعيل الإعداد المناسب، أو إبقاؤه مسودة للمراجعة والترحيل لاحقاً. بهذه المرونة تنظم منشأتك العمل بين تسجيل الفاتورة ومراجعة أثرها في الدفاتر.

احتساب الضرائب والخصومات ضمن الفاتورة

يحسب النظام ضريبة كل بند وإجماليات الفاتورة اعتماداً على الكمية والسعر والخصم والنسبة الضريبية المدخلة والإعدادات. ويدعم معالجة الأسعار الشاملة للضريبة وغير الشاملة لها، وتحديد طريقة احتساب الضريبة بالنسبة إلى الخصم، لتظهر مكونات قيمة الفاتورة بوضوح.

فمثلاً، عند شراء 10 وحدات بسعر 100 ريال للوحدة، وتطبيق خصم 100 ريال واحتساب ضريبة 15% بعد الخصم على سعر غير شامل للضريبة، يكون صافي المشتريات 900 ريال، والضريبة 135 ريال، والإجمالي 1,035 ريال.

تنسيق أفضل بين المشتريات والمستودعات والمحاسبة

كل قسم يتابع الجزء المرتبط بعمله: المستودع يراجع الكميات المستلمة، والمحاسبة تراجع قيمة الفاتورة والقيد، ومسؤول الضرائب يراجع المبالغ الضريبية المسجلة. ارتباط هذه البيانات بمستنداتها يساعد على تفسير الأرصدة ومراجعة العمليات بسرعة أكبر.

المشتريات في iCore — استلام موثق، وأثر محاسبي مرتبط، وضرائب محسوبة ضمن دورة واحدة.

امنح طلبات الشراء سياقاً واضحاً داخل iCore ERP من خلال تحديد مركز التكلفة المسؤول عن الاحتياج، واستخدام مركز التكلفة المخصص للمشروع عند شراء مواده أو خدماته. بذلك تصبح بيانات المشتريات أكثر فائدة للمراجعة والتخطيط، ويعرف فريقك الجهة المستفيدة والغرض الذي أُنشئ الطلب من أجله.

مشتريات المشروع مرتبطة باحتياجاته

عندما تُعدّ طلباً لتوريد مواد أو خدمات لمشروع، يساعد اختيار مركز تكلفته وتوثيق مبررات الشراء على تمييز احتياجاته عن مشتريات الإدارة والتشغيل العام. فتستطيع مراجعة الطلب في سياق العمل الذي يخدمه، والتنسيق مع مسؤول المشروع بشأن الأصناف والكميات المطلوبة.

المشروع يمثل العمل الذي تريد تنفيذه، مثل تجهيز فرع جديد أو تنفيذ عقد لعميل. أما مركز التكلفة فهو جهة تجمع تحتها التكاليف لمتابعتها؛ وقد يكون مخصصاً لمشروع أو قسم أو نشاط، وفق تنظيم منشأتك.

مراكز تكلفة على مستوى الطلب والبنود

حدّد مركز التكلفة في طلب الشراء، وأضف مركز التكلفة المناسب لكل بند عندما تختلف الجهات المستفيدة. هذه التفاصيل تساعد على توضيح الغرض من كل احتياج داخل الطلب نفسه، بدلاً من الاكتفاء بوصف عام لجميع المشتريات.

فمثلاً، يمكن تخصيص بند مواد التنفيذ لمركز تكلفة المشروع، وبند مستلزمات الصيانة لمركز تكلفة الصيانة، لتكون مسؤولية كل بند واضحة منذ إعداد الطلب.

اطّلع على الموازنة المرتبطة أثناء التخطيط

عند وجود موازنة مرتبطة بمركز التكلفة، تعرض شاشة الطلب قيمة الموازنة والتكلفة الفعلية المسجلة والمتبقي المحسوب، مع إمكانية تحديد نوع التكلفة. تساعد هذه المعلومات المسؤول على تقييم الاحتياج قبل المضي في الشراء ومناقشة أولوياته في ضوء الموازنة المتاحة.

بيانات تستمر مع تحويل الطلب

عند تحويل طلب الشراء إلى أمر شراء عبر المسار المخصص، تنتقل مراكز التكلفة إلى الأمر وبنوده، ويُستخدم مركز الطلب للبند الذي لم يُحدد له مركز مستقل. بذلك يستكمل فريق المشتريات العمل اعتماداً على بيانات التخصيص المسجلة في الطلب.

مراجعة أوضح للإنفاق

توثيق مركز التكلفة ومبررات الطلب يساعد الإدارة على تفسير الاحتياجات، ومراجعة الجهات المستفيدة، وتنظيم قرارات الشراء. وتبقى قيمة الطلب احتياجاً مخططاً حتى تُنفّذ العمليات التي تُثبت أثرها المالي.

المشاريع ومراكز التكلفة في iCore — طلبات أوضح، وجهات مستفيدة محددة، ومعلومات تدعم تخطيط المشتريات ومراجعتها.

حوّل مستندات الشراء المسجلة في iCore ERP إلى معلومات تساعدك على التخطيط والمراجعة والتفاوض. تمنحك تقارير المشتريات وتحليلات الموردين وسجل مصدر شراء الأصناف رؤية لحجم التعاملات وقيم الفواتير وحركة التوريد وتكاليف الإدخال، لتناقش قرارات الشراء اعتماداً على بيانات يمكن الرجوع إلى مصادرها.

تقارير تغطي مراحل دورة الشراء

تابع طلبات الشراء وأوامرها وسندات الاستلام وفواتير الموردين والمرتجعات من خلال تقارير مخصصة لكل مرحلة. تساعدك هذه التقارير على مراجعة حالات المستندات، ومعرفة الأوامر المفتوحة، ومتابعة الفواتير غير المسددة والمتأخرة، والرجوع إلى عمليات الاستلام والإرجاع المسجلة.

بهذه التفاصيل يستطيع فريق المشتريات تحديد ما يحتاج إلى متابعة، بينما تراجع المحاسبة قيم الفواتير والمدفوعات والمبالغ المستحقة ضمن التقارير المعنية.

تحليل التعاملات مع الموردين

راجع عدد فواتير كل مورد وقيمة المشتريات المسجلة معه، وتعرّف على الموردين الأكثر تعاملاً مع منشأتك. وتتيح تقارير الموردين مراجعة الأوامر والفواتير والمرتجعات بحسب المورد، لتفهم حجم العلاقة التجارية وتناقش أسباب الإرجاع أو التغيّر في حجم التعاملات.

كما يعرض تقرير أداء الموردين مؤشرات عن الفواتير والمرتجعات ونسبتها، لتكون نقطة انطلاق للمراجعة إلى جانب تقييمك لجودة التوريد والخدمة.

مراجعة أسعار الشراء من مصادرها

استخدم سجل مصدر شراء الأصناف لمراجعة الصنف والمستودع والمورد والمستند المصدر والكمية وتكلفة الوحدة المسجلة في حركة الإدخال. ويظهر رقم فاتورة الشراء وتاريخها عند ارتباط الحركة بها، مما يساعدك على الرجوع إلى مرجع العملية وفهم السعر المسجل.

عند مقارنة العمليات، راعِ وحدة القياس والعملة والخصومات وشروط التوريد. فاختلاف تكلفة الوحدة قد يعكس اختلاف حجم العبوة أو شروط الشراء، ويحتاج إلى مراجعة قبل اعتباره ارتفاعاً في سعر الصنف.

قراءة المشتريات عبر الفترات

يساعد التقرير الشامل على مراجعة قيم الفواتير والضرائب والخصومات والمدفوعات والمستحقات، وتحليل الأصناف والموردين، ومقارنة حجم المشتريات بالفترة السابقة. وتتيح الفلاتر المتاحة في كل تقرير تضييق نطاق المراجعة بحسب الفترة أو المورد أو الحالة أو الصنف، وفق طبيعة التقرير.

بيانات تدعم التفاوض والتخطيط

استخدم النتائج لتحديد التعاملات التي تستحق المراجعة، وتقييم توزيع التوريد بين الموردين، والاستعداد للتفاوض، وتنظيم أولويات الشراء والسداد.

تقارير المشتريات في iCore — مستندات قابلة للمراجعة، وتعاملات أوضح، وقرارات توريد تستند إلى بيانات.